Süreç İyileştirme
Süreç iyileştirme, işletmelerin iş süreçlerinin ve organizasyonel yapılarının yapılacak olan inceleme ve analizler sonucunda uygulanacak olan belirli yöntemler ile döngü sürelerini azaltmak, maliyetleri düşürmek, kalite ve iş performanslarında artış sağlamak amacı ile yapılan, müşteri beklentilerini en üst düzeyde karşılamayı hedefleyen çalışmadır. Süreç yönetimin en önemli aşamalarındandır. Kısaca sürecin performans düzeyinin arttırılmasıdır.

Süreç iyileştirme ekibi süreci etkileyen bütün faktörleri ve çıktıyı aşağıdaki unsuları dikkate alarak inceler ve analiz eder:
o   Sürecin çevrim süresi
o   Müşteri memnuniyet oranı
o   Sürecin maliyeti
o   Müşteriye karşılık verme hızı
o   Süreçte oluşan fire, yeniden işleme miktarı
o   Tekrarlanan işlerin sayısı
o   Doküman hataları
o   Taşımada meydana gelen gecikmeler
o   Katma değer yaratan sürelerin toplamı
o   Karar noktalarının sayısı.
 Süreçlerde iyileştirilebilecek konulara örnek olarak ise; zaman ve malzeme israfının azaltılması, darboğazların ortadan kaldırılması, gereksiz işlem basamaklarının kaldırılması, kesintilerin azaltılması, gecikmelerin kaldırılması, yerleşim düzeninin iş akışına uygun duruma getirilmesi, basitleştirilebilecek işlem basamaklarının belirlenmesi, fire ve hurdanın azaltılması, iş güvenliğinin iyileştirilmesi, ürün ve hizmet kalite düzeyinin arttırılması ve benzeri verilebilir.

 Süreç İyileştirme Adımları
İyileştirme ihtiyaçlarının belirlenmesi
 Mevcut durum analizi,
Pareto diyagramları
Neden sonuç diyagramları
Histogramlar
Kontrol tabloları
Dağılma diyagramları
Grafikler
Kontrol çizelgeleri

 İyileştirme gerektiren konulara, alanlara ilişkin uygulanacak çözümlerin ve yöntemlerin belirlenmesi,
İyileştirme faaliyetlerinin sonuçlarının değerlendirilmesi,
İyileştirilmiş sürecin uygulanması ve tekrar edilebilirliğinin sağlanması,
İyileştirme sürecinin değerlendirilmesi.
 

Süreç İyileştirme Çalışmalarının Başlatılması
Çalışmaların başlatılmasında ilk adım üst düzey yöneticilerin bu kouya gerekli önceliği vermeleridir.
Süreç iyileştirme çalışmalarına başlarken yöneticilerin aşağıdaki konuları düşünmeleri gerekir:
         Hangi süreçler iyileştirmek için seçilmelidir?
         İyileştirme çalışması için hangi kaynaklara gereksinim vardır?
     Seçilen süreci iyileştirmek için kimler görevlendirilmelidir?
     Süreç hakkında bilgi sahibi olmak için en iyi yol nedir?
        Süreci nasıl iyileştirebiliriz?
     İyileştirilmiş süreci nasıl uygulamaya koyabiliriz?

SÜREÇ İYİLEŞTİRME ARAÇLARI

 Akış şemaları: Bir süreçteki faaliyetlerin sırasını ve malzeme ve bilgi akışını ortaya koyar. Bir işi yapmak için gerekli adımlara ilişkin bir tablo sunarak sürecin içinde yer alan kişilerin o süreci daha iyi ve daha objektif olarak algılamalarını sağlar. Bir sorun çözme aracı olarak, süreçte sorun çıkan noktaların belirlenmesini sağlar. Akış şemaları sürecin içinde yer alan kişiler tarafından hazırlanır.

 Kontrol listesi: Veri toplamada kullanılan bir araçtır ve histogramların hazırlanmasında yardımcı olur. Liste hazırlanırken şu temel sorular sorulur:
1.      Hangi sorulara yanıt arıyoruz?
2.      Soruyu yanıtlamak için ne tür verilere ihtiyaç var?
3.      Verileri nerede bulabiliriz?
4.      Verileri kim sağlayabilir?
5.      Verileri minimum çaba ve minimum hata olasılığı ile nasıl toplayabiliriz?

Histogramlar: Belli bir değere ilişkin gözlemlerin frekansını ya da gözlem sayısını grafik olarak gösteren basit bir istatistiksel araçtır. Örneğin alınmış olduğu ana kitlenin özelliklerine ilişkin bilgi sağlar. Normalde bir sayı tablosu biçiminde ifade edildiğinde görülmesi zor olan eğilimler histogramlar aracılığıyla daha kolay belirlenebilir.




       Pareto analizi: Bu analiz yaşamsal öneme sahip olan az sayıda faktörün önemsiz olan çok sayıda faktörden ayırt edilmesini sağlamakta ve bu özelliğiyle kalite iyileştirme projelerinin seçiminde yol gösterici olmaktadır. Pareto dağılımı en büyük frekanslıdan en küçük frekanslıya kadar sıralandığı bir dağılımdır.






       Serpme diyagramı: Regresyon analizinin grafiksel parçasını oluşturur. İki değişken arasında bir ilişki olup olmadığının incelenmesine yarar. Eğer bu iki değişken arasında bir ilişki yani korelasyon varsa bu ilişki sorununun nedenini ortaya koyabilir.


      Seyir şemaları ve denetim şemaları: Verilerin zamana göre değerlerinin grafik üzerine yerleştirilmesiyle elde edilir. Seyir şeması önemli kalite özelliklerinin zaman içindeki değişimlerini belirlemek amacıyla kullanılır. Denetim şeması ise bir sürecin durumunun izlenmesi için kullanılır.
      


      Neden sonuç diyagramı: Nedenler ve etkilerinden oluşan bir zinciri ortaya koymak, nedenleri sıralamak ve değişkenler arasındaki ilişkileri düzenlemek için kullanılan grafik yöntemidir. Bu diyagram Japonya da Kaoru Ishikawa tarafından geliştirildiği için Ishikawa diyagramı olarak da adlandırılmaktadır. Yapısından ötürü de genellikle balık kılçığı diyagramı adı da verilmektedir. Bu diyagram bir sorunun nedenlerinin belirlenmesinde yardımcı olmaktadır.





      Deming döngüsü: Sürekli geliştirmenin sistematik bir şekilde gerçekleştirilmesi planla-uygula-kontrol et- önlem al şeklindeki bir çevrimin tekrarlanması yoluyla sağlanır. Planlama aşaması, kaliteye ilişkin amaç ve standartların tanımlandığı aşamadır. Uygula aşaması, belirlenen plan uygulamaya konulmalı ve uygulamanın durumu izlenerek sonuçları ölçülmelidir. Bu aşamada plan deneme düzeyinde uygulanır. Kontrol et aşaması, denenen iyileştirme önerisinin olumlu bir farka yol açıp açmadığı belirlenmektedir. Burada sonuçlar değerlendirilir ve ele alınması gereken başka konuların olup olmadığı belirlenir. Önlem al aşamasında ise elde edilen sonuca göre davranılır. Bu aşamada iyileştirmeler standart hale getirilir ve son plan mevcut en iyi uygulama olarak yürürlüğe girer ve örgütün tamamına iletilir. Deming döngüsünde öğrenme süreci yoluyla bilgi genişletilir.   


      KAYNAKLAR

  1. 1.Bozkurt, Rıdvan, Süreç İyileştirme, Milli Prodüktivite Merkezi Yayınları,2003
  2. 2.Ersoy, Abdullah ve Mesiha Saat Ersoy, Kalite Yönetimi,2015
  3. 3.www.danismend.com, Filiz Eyüboğlu, Süreç Yönetimi ve İyileştirilmesi
  4. 4.www.prezi.com, İsmail Yıldırım, Süreç Yönetimi ve Süreç İyileştirme Üzerine Bir Uygulama
  5. 5.kisi.deu.edu.tr, Özlem Doğan, Süreç Yönetimi